有效的沟通理顺横向业务流程

随着市场环境的日益复杂化和内外部信息量的急剧增加,企业为充分及时地满足用户的需求,更需要加强部门间的协作。但是,由于各种主观因素的制约,企业内部各部门的反应速度经常滞后,参差不齐,非常容易导致问题的发生。因此,需要改善各部门间的沟通,理顺业务流程,提高管理的效率,达到满足用户需求的效果。

下面,我们通过一个案例对部门间如何进行有效的沟通进行分析:

2001年8月夏季,炎热的某一天。

虽然室内空调凉风阵阵,但运行部田部长心里却非常的郁闷,他呆呆地注视着桌子上的几份文件已经有一段时间了,文件中的问题虽然已经解决,但后面隐藏的问题却使他头疼不已。

田部长就职的滨海五洲制冷有限公司,是日本五洲电机株式会社和滨海冷冻机股份有限公司的合资企业,生产特种冷热设备,在国内同行业中居领先地位。但是进入2000年后,市场环境发生了较大的变化,竞争日趋激烈,而客户对生产厂商的要求也越来越多,原来标准型产品已无法完全满足客户的要求,各种非标准型的特殊要求对公司的管理冲击很大,原来行之有效的方法已开始出现问题,公司从总体上虽然已察觉到这一点并采取了机构调整等对策,但执行层的动作却比较缓慢。上半年刚刚进行了一次机构调整,由于一些部门经理也进行了轮换,在部门职责的重新划分、工作流程的调整等方面出现了一段时间的空白,而就是在这段时间里,连续出现了一些问题,使田部长大伤脑筋。

田部长负责的运行部,是公司内生产相关联工作的计划、组织、协调、调度、检查和考核等的总负责部门,公司实行的是直线职能制,和其它实施垂直管理的部门不同,运行部主要负责横向流程,协调各相关部门完成从接到订单开始,经过技术准备、生产准备、采购、制造、品质控制,到最终完成入库的整个流程的有效运行,是一个集计划、组织、控制、检查等工作环节的总协调部门,所承担工作的责任比较重大,但他也只是一个部门经理,一些较大的问题必须和各部门协商后才能实施,否则阻力很大,效果欠佳。

田部长叹了一口气,再次审视了一遍处理完的几个问题,不由得又摇了摇头。这几个问题看似不大,但牵涉极广,营销部、技术部、品质部、制造部、供应部和财务部等公司的主要部门均牵涉其中,就事论事倒很好解决,但是要划分到部门职责中,并重新修订工作流程时,各部门却百般推脱,互相扯皮,各种矛盾都集中到总协调部门运行部,使田部长头疼不已。田部长也多次和相关部门的人员沟通,但往往是具体责任者同意,而部长却不同意,使田部长不由的对体制暗暗摇头。

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