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中小企业如何做好商务沟通

每个人都非常熟悉深思熟虑的备忘录,其中包括了所有的有关内容的细节。现在看太长了,所以要打印出来以后看。在一摞文件中,你给它加上了一个醒目地标题为了以后有时间的时候再看。然后,其它重要的事项接踵而来,你的重要备忘录越来越靠下,最终随着时间的推移,也就不重要了。

身处商界的人都知道,找到时间去阅读长篇大作是个挑战,最多。在NFIResearch所进行的全国范围内对高级执行官和经理们的一份调查显示,大公司中百分之八十五的人都说来自下属的文字太长了。将近一半特别长。

“清楚和准确可能是有效商业写作的最重要的因素,”一位受访者回答说。“我从极富才华的同事那里得到了不得了的想法,但是却因为他们用了太多文字的原因而得不到重视。”

另一位说:“许多电子邮件都很短,但是附件很长。电子邮件说,‘请阅读这个’,然后附上一个非常长的附件,没有任何描述性的标题,真的是很浪费时间。”

还有另外一位执行官指出,除非有特别复杂的情况需要描述,否则大多数问题或者解决方案都可以用几句话说清楚。

商业信件沟通的长度不是惟一的问题。质量的缺乏也让很多受访者苦恼。

“我注意到结构、语法、文法的糟糕会影响整体信息沟通,”一位经理说。“不论是下属,还是执行官级别的沟通者,当然执行官级别的糟糕程度低一些。”

“不幸的是,我们今天太不重视协作沟通了,”另外一位受访者说。“文字消息,即时消息,还有简短的电子邮件,都降低了我们有效交流思想、计划、建议和目标的能力。专业性的缺乏最终将会滑向其它的领域,让公司的整体效率下降。”

我们访问的一些经理们认为机构的学生们是忘记了——或者从来没有学过——如何写作。“机构学生们的写作技能开发得很糟糕,”一位受访者回答,还有糟糕的写作让他们看起来很不专业。“随着时间,我看到的糟糕语法越来越多,”另一个人说。“也许孩子们不像过去那样学习英语了。”

另一方面,良好的写作,也很突出。“能够写作是我们在雇佣的时候的一个考虑因素,”一位经理说。“我确实发现,今天的人们不能写作,或者没有意识到文字的沟通是避免误会的好得多的方式。”

现实情况就是,写作沟通一门艺术,学习良好的写作技能可以对人们的职业生涯有帮助。

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