拨打电话和接听电话应注意 职场中电话交流有什么技巧

拨打电话和接听电话应注意哪些礼仪?打电话是通联礼仪的一个主要内容。拨打电话的人是发话人,是主动的一方,而接听电话的一方是受话人,是被动的一方。因而在整个通话过程中,拨打电话的人起着支配作用,一定要积极塑造自己的完美的电话形象。那么拨打电话和接听电话应注意哪些礼仪?一起来看一下。


1.打电话时要简短,而且声音要柔和。我们不知道别人有多忙,或甚至认为施压给他为理所当然,这是不对的。千万不要浪费别人的时间。打电话时,要保持柔和、轻松和确实,并尽可能用短的时间表达你的目的,然后结束。如果你遵循这个原则来打电话,别人会很乐意在办公室里接听你的电话。


2.打电话时,要注意周围的嘈杂声。例如电话的声响、旁人的谈话,或是你吃三明治所发出的声音。吃喝的杂声进入话筒后会扩大,这会令电话线彼端的人感觉烦躁。


3.如果你已经拨通电话,但是没联络上,应重新再拨。如果你已经拨了一通电话,但是没联络上,你应重新再拨,不管没联络上是谁的不对。如果你拨错了电话,不要对被你打扰的人发出不悦刺耳的声音,“啪”地挂掉电话。你应该迅速柔和地表达歉意:“非常抱歉,我打错电话了。请你不要见怪。”再挂掉电话。如果你表达了歉意,别人就不会心生愤恨了。


4.准时拨电话给忙人,这对他比较方便。如果你欲与某人联络,而直接打电话到办公室找他,一定要问:“这时候打电话给你方便吗?”如果时间不恰当,你可以重新约个时间再联络。他可能在赶时间,或是办公室里有客人,或是正在参与某项活动,所以没办法接听你的电话二也可能你打电话给他时他在,但是因为没有秘书,或者他有其他约会,因而不方便接电话,所以你一定要问他:“这时候打电话给你方便吗?”这是非常重要的事。


5.注意听对方在说些什么。当你接听电话时,不要一边看其他报纸,或是阅读放在桌上的一篇报告,否则你会错失重要的谈话内容。对方也许已注意到你的兴致不高,他也不知道该怎么办,这样一来,谈话时间就会拉长,比原订长了很多。保持轻松,要有适当的间歇,这样电话就会愈快结束,当然也就愈能称心如意。其次,不要突然转身与办公室里的其他人说话,因而打断电话。当你料想必是你的电话时,你的注意力是与你交谈的人在意的问题,你应该示意秘书或同仁去接听。同样的,当你约了别人来办公室商谈某事,却在这时候一直打电话,这种举动实在无礼且没效率。


6.打电话给外省市的人请求协助,应确定他是否该回电话。如果你打电话给外省市的某人,并请求协助,或者试图向他推销一个观念,你必须确定他是否该回你的电话。当然,电话费应该由你来付,而不是他。举例来说,如果你从纽约打电话到旧金山找某人,这个人正好不在办公室里,比较好不要要求他回你的电话,否则你必须负担那笔昂贵的费用。你应该问明他何时会有空,然后再打电话给他,如果留言请他务必回你的电话,要声明由你付费(当对方请你回电话时,你可别以为电话费很便宜)。打长途电话恳求某事,一个小型企业的老板可付不赶这笔电话费呢!


7.对无趣的来电者要有礼貌。电话已经很普遍,你一定会经常接到推销东西的电话,要避开这些电话很不可能。来电者也许令你不舒服,因而遭到不必要的斥责。但他们通常是年轻人,才开始创业,斥责他们实在太残忍,因此当有人来电推销东西时,正确的处理方式是告诉他:“听着,我不需要任何中介服务或股票咨询。我的这个部门管理得不错,不过我还是很感激你的来电。你的声音很不错,我们也谈得很融洽,看得出来你很细心,我虽然帮不上忙,但仍祝你好运,希望你的业绩卓越!”然后挂掉电话。因为有如此的赞美,相信对方将会满心喜悦,而不会生闷气!


职场中电话交流有什么技巧


电话交流是能展示职场口才的方法。许多人认识到了口才的重要性,在平时也格外注意。但是,用电话交流的时候却常常忽视应有的礼貌和交流方法。其实,打电话也是展示一个人口才的重要“窗口”,只要掌握了其中的技巧,你就可以轻松地在不与对方见面的情况下,让自己的语言充满情感魅力。那么,职场中电话交流有什么技巧?下面是职场中电话交流的五大技巧,让我们一起来看看吧。


1.职场中电话交流的技巧之一:电话里交流应该以情感人不要认为在电话中交流时,谁也看不见谁,讲起话来就不注意带有感情和动作。其实,这是不对的。在电话里与对方说话也应该充满情感,激动时也能加上肢体动作,因为你讲出来的话是否是干涩而没有感情的,对方听到声音就知道你的心态。对方想象到你毫无表情地与他谈话,心里也就没有热情了,这样,就会中断或阻隔两人的感情交流,失去感情上的契合,进而语言交流也就失去了意义。


假如现在很难过或正在考虑难题,你很不乐意有人来打搅你,可此时突然有你的电话,那你在接过电话之前,要先整理一下情绪,使自己高兴起来,不要把自己的烦恼和不快传染给对方,更不能因对方在不恰当的时候打来电话而发怒。因为对方打电话时不知晓你在干什么,他打电话或许是为了让你高兴,或是想和你说一个重要的事。你若一说话就带出一股不欢迎或不耐烦的情绪来,对方马上就会感觉到,他会很扫兴,想说的话也会不说了。


2.职场中电话交流的技巧之二:声音清晰,发音准确在电话中交流时,声音是你罕有的的沟通介质。所以,传到电话那端的必须是一个清晰、生动、中肯、让人感兴趣的声音,同时,嗓门音量要适中,要注意发音清楚。


很多人在打电话时倾向于大声说话,尤其是在打长途电话时,非得大喊大叫不可,好像是因为距离远怕对方听不清。电话是一个现代化的通信工具,是很敏感的,根本不用大喊大叫。因为你大喊大叫时,对方也很难受,但又不好意思让你声音小点,只好在那里受罪。再就是当你大喊大叫时,也会影响到其他人的工作,同时,这也是粗鲁的表现。


3.职场中电话交流的技巧之三:尽量把话说明白在电话中交谈比不上面对面说话。你看不到对方在做什么,不知道对方是否在听你讲话,对方也同样不知晓你是否对他说的问题有兴趣。因此,这就要求你在打电话时一定把话说明白,讲清楚,使两个人更好地交流。


同时,在打电话之前,要先整理好资料,这样可以使你的谈话更加精练、准确,并且使你给对方留下有条理的印象。


4.职场中电话交流的技巧之四:形成互动、有效的沟通电话交流是双方互相回答、听说互动的过程。如果你要同对方谈话的内容太长,应先问问对方方便不方便。如问:


“您现在忙吗?要五分钟才能讲完,您介意吗?”


对方说:“不忙,请讲。”


这时,你可以按照计划说。


假如对方回答:“对不起,我现在有点别的事儿。”


这时,你应再约一个时间并说出重点,再告诉他:“以后再详谈。”


另外,当对方听你说话时,你要时不时地问问他,对你说的话有什么看法,让他发表些意见,假如一直是你在说,对方听多了就会分散注意力或不耐烦。你问他一个问题或问一下是否同意,就是提醒对方认真听,同时也是一种交流的补充,使双方都精力集中。


对方和你交谈时,你要边听边说“对”“不错”“很好”,这些话不要长,就一两个字就行,目的是为了让对方知道你在很认真地听他讲话,他讲话就更有精神。如果一方讲得很来劲,另一方不出声,讲者就会失去热情,认为对方不愿意听他讲话。


5.职场中电话交流的技巧之五:礼貌客气,注意礼仪在和别人打电话的过程中,不管接你电话的人是谁,你都应很礼貌很客气地与对方谈话。你礼貌客气,对方才会乐意听你说。特别是对拿起电话的那个人,你是在给他添麻烦,你会让他去找你要找的人,你不礼貌,对方就会不愿认真对待,不会很想为你服务。即使你是个身份很高的人,或者是单位的主管或上司,但如果你打电话时说话很不客气,后也会被拒绝的。因为对方并不知道你是谁,而且他在繁忙的工作中,接你的电话就已经很礼貌很热情了,你再不客气地与他讲话,他自然会很生气。有时,尽管他知道你是谁也不会注意你。


一样的道理,如果你正在工作,突然有电话打进来,只要你拿起了电话,就要很热情很礼貌地与对方谈话,不要不耐烦或很生气地与对方讲话。因为不知晓对方身份,也不知他要找谁,有什么事情。很有可能对方就是你的上级,而等他告诉你自己是谁时,你后悔也就晚了。有时,对方身份不高,但他找的是你的上司,若你不客气不礼貌,他会把你的情况说给你的上司,那么,你上级会对你留下坏印象。


职场中如何解释为什么没接电话


过于频繁的电话交谈,造成了职场中每天工作时通话的拥挤。当你不得不推迟某个通话而不巧造成误解时,应当立即想办法予以化解,不然会积累下更大的麻烦。那么,职场中如何解释为什么没接电话?


小梁在电话中同公司谈延期交货的事时,另一个也是自己负责的乙公司也打电话进来了。


和甲公司谈论的事情特别要紧,而且也快谈完了,所以,小梁就向接到电话的职员说:“叫他等一会儿,马上就好。”不一会儿她挂掉甲公司的电话,马上接乙公司的电话。


“喂,承蒙照顾!”


这样打招呼后,对方却不高兴地应声道:


“你真是折腾人啊!”


小梁心想:“我马上就来接电话了啊?”


这时,对方乙公司的科长说道:


“我的时间也特别紧!本来想下一批新订单给你,想一想,今天别谈了。”


说着就要挂电话了,急得小梁不由得慌了手脚。


本来就不是故意让对方等的,他为什么要生气?遇到这种情况该怎么办呢?下面是化解职场中为什么没接电话的技巧。


1.考虑对方心理,尽努力博取欢心


对对方状况不清楚时,人往往会觉得不安。比如,当父亲呼唤儿子时,纵然只是一两分钟还没出来,就会焦急地叫:“快来啊!在那干什么呢?”


打电话的心理也是这样,只是稍微地等个一两分钟,就觉得时问过得漫长。再加上打电话的人是客户,那种“以客为上”的意识也多少在作祟。况且,这位科长是要下一张新订单才打电话的。


对小梁来说,这大概是出于一时的粗心大意吧!


在通话中,如果另一个电话打进来,可采取下列措施:


让接电话的人先礼貌道歉,再说“请稍等。”


假如打了特别长时间,就在途中先暂停,接另一个电话,同对方说:“对不起,现在有一个长途电话,等一会儿我就谈完了。”这样才能使对方放心。或让接电话人转述:“让您久等不好意思,如果方便,等会儿再打电话给您”。


2.必须尽力使对方心情愉快


假如没有什么安抚方法,又不能说“对不起,让您久等”之类的客套话时,大客户往往就会闹别扭。


此时,你要镇定一下,调节气息后,这样回答:


“对不起,让您等了这么长时间。因为别的电话谈得太久,现在才脱身飞奔过来,实在是失礼失礼。”


这时,稍稍夸张的语气,对方才会觉得高兴,至少能稍稍减少对方久候电话的不耐烦与愤怒。所以,这些夸大表演不可缺少。

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