消除人际沟通障碍实现组织有效沟通
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摘要:随着现代化大生产的发展和生产社会化程度的提高,人与人之间的交往会越来越复杂。同样,随着组织规模的扩大,组织成员的增加,组织内的人际关系也会越来越复杂,人际沟通越来越困难也越来越重要。本文认为,作为组织的管理者,不仅要处理好人与物的关系,更重要的是必须处理好人与人的关系,消除沟通碍,建立良好的人际关系和人际沟通网络,掌握良好的沟通技巧和方法,实现组织有效沟通,这对于组织的生存和发展有着十分重要的意义。
关键词:消除;人际沟通;障碍;实现;组织;有效沟通。
一、建立良好的人际关系对组织。
生存和发展的重要性
第一,提高员工的满意度。人际关系是以人的情感为纽带,不同的人际关系引起人们的情感体验不同。良好的人际关系引起的是人们愉快、亲切、随和的心理体验。这样的心理体验带给员工的是积极、健康、饱满的精神状态。
第二,增强员工的凝聚力。良好的人际关系有助于团结。团结是组织生存和发展的重要条件。没有团结,组织就缺乏凝聚力,维持组织生存和发展的感情关系就会破裂,人与人之间的矛盾冲突就会加剧。
第三,提高员工的工作效率。员工工作效率的高低直接影响着组织的经济效益的好坏。虽然,影响员工工作效率的原因是多方面的,但是人际关系的好坏是其中一个重要的因素。良好的人际关系可以激发员工的责任感和荣誉感,可以激发员工的工作激情,形成和谐的气氛,从而提高员工的工作积极性、主动性和创造性,进而提高工作效率。
二、正确认识组织内人际沟通障碍。
接收反馈发送沟通的过程人与人之间最宝贵的是真诚、信任和尊重。其桥梁就是沟通。它缩短了员工与管理者间的距离,使员工充分发挥能动性,使企业发展获得强大的原动力。缺少了良好的沟通渠道,工作就很可能会失败。组织内的人际沟通是个人之间在组织共同活动中彼此交流思想、感情和知识等信息的过程。它是沟通的一种主要形式,主要是通过言语、副言语、表情、手势、体态以及社会距离等来实现的。一般来说,人际沟通有三种功能,即:①连接功能,在一个人和他所处的环境之间起一种连接作用;②精神功能,通过人沟通,人们能参照他人的想法而更好地作决策,更有效地思考;③调节功能:人际沟通可以协调人们之间的行为。
目前,社会心理学家认为,人际沟通的特点是:
一是在人际沟通中,沟通双方都有各自的动机、目的和立场,都设想和判定自己发出的信息会得到什么样的回答。因此,沟通的双方都处于积极主动的状态,在沟通过程中发生的不是简单的信息运动,而是信息的积极交流和理解。
二是人际沟通借助言语和非言语两类符号,这两类符号往往被同时使用。二者可能一致,也可能矛盾。
三是人际沟通是一种动态系统,沟通的双方都处于不断的相互作用中,刺激与反应互为因果四是在人际沟通中,沟通的双方应有统一的或近似的编码系统和译码系统。这不仅指双方应有相同的词汇和语法体系,而且要对语义有相同的理解。语义在很大程度上依赖于沟通情境和社会背景。
在现实生活中,人际沟通中的主要障碍主要表现有:
一是语言问题。语言不通是人们相互之间难以沟通的原因之一。当双方都听不懂对方的语言时,尽管也可以通过手势或其他动作来表达信息,但其效果将大为削弱。即使双方使用的是同一语言,有时也会因一词多义或双方理解力的不同而产生误解。
二是理解问题。语义曲解是另一个问题。由于一个人的知觉程度受多种因素的影响,常使得人们对同一事物会有不同的理解。当人们面对某一信息时,是按照自己的价值观、兴趣、爱好来选择、组织和理解这一信息的含义的,一旦理解不一致,信息沟通就会受阻。
三是信息含糊或混乱。在这种情况下,接受者不是不知所措,就是按自己的理解行事,以至于发生与信息发送者原意可能大相径庭的后果。信息混乱则是指对同一事物有多种不同的信息。
四是环境干扰。环境干扰是导致人际沟通受阻的重要原因之一。环境的干扰往往造成信息在传递途中的损失和遗漏,甚至歪曲变形,从而造成错误的或不完整的信息传递。当然,还有其他一些影响信息有效沟通的因素,如成见、聆听的习惯、气氛等都会影响人际沟通。
三、改善人际沟通的方法,实现组织有效沟通。
人际沟通效果的提高有赖于那些影响人际沟通的障碍的消除。为此,信息发送者和信息接受者都要努力提高自己的沟通水平。
首先,作为信息发送者,要注意以下六个方面:
一是要有勇气开口。作为信息发送者,首先是要有勇气开口。只有当你把心里想的表达出来实现组织有效沟通时,才有可能与他人沟通。人与人之间存在很多矛盾的一个主要原因,就是当事人都只在自己心里想,没有勇气把自己的想法说出来,从而导致了很多地误解。
二是要态度诚恳。人是有感情的,在沟通中,当事者相互之间所采取的态度对于沟通的效果有很大的影响。只有当双方坦诚相待的时候,才能消除彼此间的隔阂,从而求得对方的合作三是提高自己的表达能力。对于信息发送者来说,无论是口头交谈还是采用书面交流形式,都要力求准确地表达自己的意思。
四是注意选择合适的时机。由于所处的环境、气氛会影响沟通的效果,所以信息交流要选择合适的时机。要选择双方情绪都比较冷静时进行沟通;当大家都理解,但感情上不愿意接受时,信息发送者身体力行可能是最好的沟通方式。
五是注重双向沟通。由于信息接受者容易从自己的角度来理解信息而导致误解,因此信息发送者要注重反馈,提倡双向沟通,请信息接受者重述所获得的信息或表达他们对信息的理解,从而检查信息传递的准确程度和偏差所在。为此,信息发送者要善于体察别人,鼓励他人不清楚就问,注意倾听反馈意见。
六是积极地进行劝说。由于每一个人都有自己的情感,为了使对方接受信息,并按发送者的意图行动,信息发送者常有必要进行积极的劝说,从对方的立场上加以开导,有时还需要通过反复的交谈来协商,甚至采取一些必要的让步或迂回。
其次,作为信息接受者,则要注意仔细地聆听。关键的沟通技巧是积极聆听。以前人们常常只注重说能力的培养,而对倾听的能力则不那么重视。事实上,倾听的技术对于进行有效的沟通来说同样是非常重要的。要提高倾听的技能,可以从八个方面去努力:使用目光接触;展现赞许性的点头和恰当的面部表情;避免分心的举动或手势;要提出意见,以显示自己不仅在充分聆听,而且在思考;复述,用自己的话重述对方所说的内容;要有耐心,不要随意插话;不要妄加批评和争论;使听者与说者的角色顺利转换。
再次,缩短信息传递链。拓宽沟通渠道,保证信息的双向沟通。信息传递链过长,会减慢流通速度并造信息失真。因此,要减少组织机构重叠,拓宽信息渠道。此外,在利用正式沟通渠道的同时,可以开辟非正式的沟通渠道。在人际沟通过程中,双方之间的距离有一定的含义。一般说来,关系越密切,距离越近。
最后,在组织内人际沟通还应该注意一个原则:“对事不对人”。只有这样,组织的团队成员才能有愉悦快慰的心情去为达到组织目标而奋斗。但是否能做到这一点?一句话,只有良好的沟通,才能做到。一是培养信任感,多了解和理解你的沟通对象。因为良好的沟通是建立在沟通双方相互信任、了解和理解的基础之上的。这对于建立组织内良好的人际关系起着积极的促进作用。二是要用“双赢”的沟通方式去求同存异,达到良好的沟通目的。提倡“高驱力,高同感”。“高驱力”指的是能积极地向别人推销自己的主张,意味着在谈判中决不轻易地屈从和迁就,而“高同感”意味着能认真地倾听别人所提出的与自己不同的意见和主张。既有“高驱力”又有“高同感”,这意味着既能维护自己的尊严和利益,又决不忽视对方的利益和尊严,而这正是取得“双赢”结局的保证。三是每人都应抱有一颗“宽宏大量的心”,善于理解和原谅别人。实际上,只要拥有共同的理想,共同的组织目标,以及那些等着去完成的伟大事业,再想想那短暂的生命,就无暇为小事而争执和烦恼。四是学会从多个角度考虑问题,树立“否定之否定”的唯物辩证法思想,营造和维护良好的合作环境。有效的人际沟通在组织内起着非常重要的作用。
因此,无论是领导者、管理者,还是团队成员都应该统一思想,提高认识,培养信任感和积极的沟通态度,营造良好的组织氛围,注重沟通技巧的培训,克服沟通障碍,实现有效沟通,以求最大限度地实现个人和团队共同发展的目标。
参考文献:
11张一弛:《人力资源管理教程》,北京大学出版社,1999年。
21郑晓明:《现代人力资源管理导论》,机械工业出版社2002年。
31王惠忠:《企业人力资源管理》,上海财经大学出版社,2004年。