如何接打电话 给陌生人打电话的技巧

如何接打电话

接听、拨打电话需要按照一定的程序来进行,如果忽略了其中的某个环节,就会影响您达到预期的沟通目的。要做到有效的电话沟通,就必须了解并掌握这些基本的流程:

1.掌握接听电话的基本程序

(1)听到电话铃声响两次后拿起话筒。电话铃声响1秒,停2秒。如果过了10秒钟,仍无人接电话,一般情况下人们就会感到急躁:“糟糕,人不在。”因此,铃响3次之内,应接听电话。如果铃声响一声之后马上接,会让对方感到惊讶。所以较理想的是,电话铃响完第二次时,拿起听筒。

(2)自报公司、科室名称及您的职务和姓名。拿起话筒后,不能直接间对方什么事情,而是需要先让对方知道您是谁。所以首先要报出公司的名称,然后具体到科室的名称,当然还有您的职务和姓名。

(3)确认对方姓名及单位。任何一次沟通,如果双方不知道相互的身份,那么沟通往往没有针对性,就很难达到沟通目的。介绍完自己之后,您需要确认对方是谁。这就需要询问对方的姓名或者单位。

(4)寒暄问候。就像在面对面沟通中人们见面时的问候一样,在电话沟通中也需要双方互相寒暄问候。由于电话沟通只能靠声音来传递信息,所以这种问候应该在双方刚刚明确相互身份之后送出。问候时要依据对方的身份来确定具体的问候语。

(5)商谈有关事项,确认注意事项。问候完对方之后,对方会表明打电话的意图,然后您就可以针对这些信息来和对方进一步商谈。在商谈过程中,如果遇到特别重要的信息或者需要注意的事项,要及时向对方确认,以确保获取信息的准确性。

(6)礼貌的道别,轻轻放好话筒。双方谈话结束,要礼貌的和对方说再见。待对方说完“再见!”后,等待2-3秒钟再轻轻挂断电话。无论通话多么完美得体,如果后毛毛草草地“咔嚓”一声挂断电话,都会功亏一篑,令对方很不愉快。因此,结束通话时,应轻轻地挂断电话。

如果第一句话优美动听,会令打或接电话的对方感到身心愉快,从而放心地讲话,故电话中的第一声给对方的印象十分重要。接电话时,第一声应说:“您好,这是xx公司。”打电话时则首先要说:“我是xx公司xx处的XXX.”双方都应将第一句话的声调调整到状态。

2.掌握拨打电话的基本程序

(1)按重要程度整理谈话内容并记录。在拨打电话前,需要将和对方商谈的事情写下来,然后依据其重要性来排列,这样在通话时就能做到条理清晰,而且也很全面。

(2)确认对方工作单位、姓名及电话。当对方接听电话后,要及时的确认对方的工作单位、姓名和电话,明确对方是否是自己要找的单位或者个人,以免打错电话或者找错人,这样可以避免无意间泄露了商业秘密或者耽误了您的宝贵时间。

(3)自报公司名称及本人姓名。在确认对方的身份无误之后,需要告之对方您所在的公司名称及本人的姓名。

(4)寒暄问候。在明确了对方的身份之后,需要送出您的问候。例如:您好!早上好!等等。简短的问候会为下面的交流提供良好的心理铺垫。

(5)商谈有关事项,确认注意事项。当明确了对方的身份,送出问候之后,您就可以依据前面列出事件的顺序来向对方表述您的沟通意图了,然后积极和对方进行商谈。对一些重要的信息也需要向对方确认。

(6)礼貌地道别,轻轻放好话筒。当商谈结束时,您还需要向对方礼貌地说再见。一般来说,您需要先放下电话。注意动作一定要轻。

无论是接听电话还是拨打电话的基本流程,忽略了其中的任何一个环节或者任何一个环节出现了失误,都有可能宣告您这次电话沟通的失败,而且还会影响到和对方的进一步沟通。所以一定要牢牢把握这些基本的流程。

给陌生人打电话的技巧

当想在电话沟通中更好地表达自己的观点时,用问题来表述自己的观点可以直接把话题引入您所预期的目标,简短有力。

在电话沟通中,除了正确地倾听对方的谈话外,还需要恰当地表达自己的观点,把自己的信息准确地传达给对方。

理清思路

开始表述自己的观点之前,要先整理您的思路。搞清楚这次电话沟通的原因,通过这次沟通您希望达到怎样的目的,您想向对方表达怎样的观点,涉及到哪些问题。明确了这些问题,您的思绪便不会杂乱无章,并能为您的电话沟通指明方向。

表述要有条理

电话沟通的对方不同,讲话的应对措施也应相应地不相同。首先要尽量了解对方,再结合电话沟通的时机,确定一个比较合理的讲话顺序,即为了更好地达到沟通目的,您需要明确先讲什么,后讲什么,后如何表述。表述的条理清晰,才能使对方很快地把握您的沟通意图,节省沟通时间,提高工作效率。

语言要简洁

电话沟通的时间大多比较短,一般性质的沟通被控制在3分钟之内。要在很短的时间里把问题说清楚,就必须使您的语言简洁明了。避免使用复杂的长句,要多使用短句。在能够表述清楚的前提下,应尽量少使用修饰性词语。

调整语气、语调

电话沟通是双方凭借声音传递信息的常见沟通方式。由于捕捉不到对方的肢体语言,双方情感的传递大多通过语气和语调来表现。语气的和缓急促,语调的升降起伏等各种因素都能表现您沟通时的情感特征。所以在沟通时,要保持一种愉悦的心情,依据不同的沟通对象、沟通时的具体情境确定不同风格的语言、语气和声调。

观点表述明确,有利于与对方进行深入的沟通。

在讲述某件事情时,可以把握这样几个要素:什么时候,在什么地方,什么人物,发生了什么事情。这既体现了条理性,又是简洁的叙述方式。

接打电话的技巧

掌握接听或者拨打电话的基本流程还不能使您完美地完成电话沟通,掌握一些必要的电话沟通技巧可以帮助您完善电话沟通的细节,提高沟通效果。

电话机旁应备记事本和铅笔

俗话说:好记性不如烂笔头。尤其通话时间过长或者事件复杂时,就不能太相信自己的记忆。若在电话机旁放置好记录本、铅笔,当对方打来电话时,就可以立即把主要事项记录下来。如不备妥纸笔,到时候措手不及,不仅耽误时间,而且还会搞得自己狼狈不堪。

先整理电话内容,然后拨打电话

给别人打电话时,如果想到什么就讲什么,往往会丢三漏四,忘记了主要事项还毫无察觉,等对方挂断了电话才恍然想起。因此,应先把要讲的事情逐条逐项的记录下来,进行相应的整理。做好准备工作之后,再拨电话,边讲边看记录,随时检查是否有遗漏。

恰当把握通话时间

电话沟通的时间相对于别的沟通方式一般都比较短。要尽可能在3分钟之内结束。实际上,3分钟可讲1000个字左右,相当于两页半稿纸上的内容,按理是完全能行的。如果一次电话用了5分钟甚至10分钟,那么一定是措辞不当,未抓住纲领,重点也不够突出。

注意您的肢体语言

有人认为,电波只是传播声音,打电话时完全可以不注意姿势、表情,这种看法其实是完全错误的。双方的诚实恳切,都包含于说话声中。若声调不准就不易听清楚,甚至还会听错,引起误解。因此,讲话时必须抬头挺胸,伸直脊背。如果道歉时不低头,歉意便不能伴随言语传达给对方。同理,打电话表情麻木时,其声音也会冷冰冰的。因此,打电话也应该微笑着讲话,还可以适当地配合一些手势。

女性在对着镜子说话时,会很自然的微笑,人在微笑时声音更加悦耳、亲切。根据这一原理,在一些大公司的总机或者前台,管理者有意在接线员的桌子上放置一面镜子,以促使她们在接听电话的时候自然微笑,然后通过语言把这一友好的信息传递出去。

注意您的语速和语调

急性子的人听慢话,会觉得断断续续,有气无力,颇为难受;慢吞吞的人听快语,会感到焦躁心烦;年龄高的长者,听快言快语,难以充分理解其意。因此,说话速度并无定论,应视对方的年龄、性格、具体情境等各方面的情况来灵活掌握。

打电话时,适当地提高声调会使您更显得富有朝气。人们在看不到对方的情况下,大多凭第一听觉形成初步印象。因此,讲话时有意识地提高声调,会使您的声音更为悦耳。

慎用简略语、专用语

首先要明确企业内部的一些简略语只能在企业内部人员沟通时使用。如果与本企业之外的人沟通时也使用了简略语,会使对方产生疑问,甚至是误解。

专用语是行业内人士沟通时使用的特定语言,对于非此行业的人来讲,无疑是沟通中的一个障碍物。

所以无论简略语还是专用语都只适用于特定的沟通人群,要针对对方的知识背景、行业背景等慎重使用。

养成复述习惯

文字与说话不同,一看便知,但读音相同或者极其相近的词语,通电话时却常常容易搞错。因此,对于容易混淆、难于分辨的词语要加倍注意,要放慢说话速度,发音更要清晰。例如:1和7.11和17,当说到日期时,不妨加上星期几等。所以,为了防止听错电话内容,一定要当场复述。特别是同音不同义的词语及日期、时间、电话号码等各种数字,同时对特别重要的信息,例如双方达成的共识或者存在的分歧等也要及时向对方确认。养成听后立刻复述、予以确认的良好习惯。

掌握了以上接听、拨打电话的基本技巧,您就可以恰当地处理电话沟通中的细节问题了。

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