拨打电话和接听电话应注意 职场中电话交流有什么技巧
拨打电话和接听电话应注意哪些礼仪？打电话是通联礼仪的一个主要内容。拨打电话的人是发话人，是主动的一方，而接听电话的一方是受话人，是被动的一方。因而在整个通话过程中，拨打电话的人起着支配作用，一定要积极塑造自己的完美的电话形象。那么拨打电话和接听电话应注意哪些礼仪？一起来看一下。
1.打电话时要简短，而且声音要柔和。我们不知道别人有多忙，或甚至认为施压给他为理所当然，这是不对的。千万不要浪费别人的时间。打电话时，要保持柔和、轻松和确实，并尽可能用短的时间表达你的目的，然后结束。如果你遵循这个原则来打电话，别人会很乐意在办公室里接听你的电话。
2.打电话时，要注意周围的嘈杂声。例如电话的声响、旁人的谈话，或是你吃三明治所发出的声音。吃喝的杂声进入话筒后会扩大，这会令电话线彼端的人感觉烦躁。
3.如果你已经拨通电话，但是没联络上，应重新再拨。如果你已经拨了一通电话，但是没联络上，你应重新再拨，不管没联络上是谁的不对。如果你拨错了电话，不要对被你打扰的人发出不悦刺耳的声音，“啪”地挂掉电话。你应该迅速柔和地表达歉意：“非常抱歉，我打错电话了。请你不要见怪。”再挂掉电话。如果你表达了歉意，别人就不会心生愤恨了。
4.准时拨电话给忙人，这对他比较方便。如果你欲与某人联络，而直接打电话到办公室找他，一定要问：“这时候打电话给你方便吗？”如果时间不恰当，你可以重新约个时间再联络。他可能在赶时间，或是办公室里有客人，或是正在参与某项活动，所以没办法接听你的电话二也可能你打电话给他时他在，但是因为没有秘书，或者他有其他约会，因而不方便接电话，所以你一定要问他：“这时候打电话给你方便吗？”这是非常重要的事。
5.注意听对方在说些什么。当你接听电话时，不要一边看其他报纸，或是阅读放在桌上的一篇报告，否则你会错失重要的谈话内容。对方也许已注意到你的兴致不高，他也不知道该怎么办，这样一来，谈话时间就会拉长，比原订长了很多。保持轻松，要有适当的间歇，这样电话就会愈快结束，当然也就愈能称心如意。其次，不要突然转身与办公室里的其他人说话，因而打断电话。当你料想必是你的电话时，你的注意力是与你交谈的人在意的问题，你应该示意秘书或同仁去接听。同样的，当你约了别人来办公室商谈某事，却在这时候一直打电话，这种举动实在无礼且没效率。
6.打电话给外省市的人请求协助，应确定他是否该回电话。如果你打电话给外省市的某人，并请求协助，或者试图向他推销一个观念，你必须确定他是否该回你的电话。当然，电话费应该由你来付，而不是他。举例来说，如果你从纽约打电话到旧金山找某人，这个人正好不在办公室里，比较好不要要求他回你的电话，否则你必须负担那笔昂贵的费用。你应该问明他何时会有空，然后再打电话给他，如果留言请他务必回你的电话，要声明由你付费（当对方请你回电话时，你可别以为电话费很便宜）。打长途电话恳求某事，一个小型企业的老板可付不赶这笔电话费呢！
7.对无趣的来电者要有礼貌。电话已经很普遍，你一定会经常接到推销东西的电话，要避开这些电话很不可能。来电者也许令你不舒服，因而遭到不必要的斥责。但他们通常是年轻人，才开始创业，斥责他们实在太残忍，因此当有人来电推销东西时，正确的处理方式是告诉他：“听着，我不需要任何中介服务或股票咨询。我的这个部门管理得不错，不过我还是很感激你的来电。你的声音很不错，我们也谈得很融洽，看得出来你很细心，我虽然帮不上忙，但仍祝你好运，希望你的业绩卓越！”然后挂掉电话。因为有如此的赞美，相信对方将会满心喜悦，而不会生闷气！
职场中电话交流有什么技巧
电话交流是能展示职场口才的方法。许多人认识到了口才的重要性，在平时也格外注意。但是，用电话交流的时候却常常忽视应有的礼貌和交流方法。其实，打电话也是展示一个人口才的重要“窗口”，只要掌握了其中的技巧，你就可以轻松地在不与对方见面的情况下，让自己的语言充满情感魅力。那么，职场中电话交流有什么技巧？下面是职场中电话交流的五大技巧，让我们一起来看看吧。
1.职场中电话交流的技巧之一：电话里交流应该以情感人不要认为在电话中交流时，谁也看不见谁，讲起话来就不注意带有感情和动作。其实，这是不对的。在电话里与对方说话也应该充满情感，激动时也能加上肢体动作，因为你讲出来的话是否是干涩而没有感情的，对方听到声音就知道你的心态。对方想象到你毫无表情地与他谈话，心里也就没有热情了，这样，就会中断或阻隔两人的感情交流，失去感情上的契合，进而语言交流也就失去了意义。
假如现在很难过或正在考虑难题，你很不乐意有人来打搅你，可此时突然有你的电话，那你在接过电话之前，要先整理一下情绪，使自己高兴起来，不要把自己的烦恼和不快传染给对方，更不能因对方在不恰当的时候打来电话而发怒。因为对方打电话时不知晓你在干什么，他打电话或许是为了让你高兴，或是想和你说一个重要的事。你若一说话就带出一股不欢迎或不耐烦的情绪来，对方马上就会感觉到，他会很扫兴，想说的话也会不说了。
2.职场中电话交流的技巧之二：声音清晰，发音准确在电话中交流时，声音是你罕有的的沟通介质。所以，传到电话那端的必须是一个清晰、生动、中肯、让人感兴趣的声音，同时，嗓门音量要适中，要注意发音清楚。
很多人在打电话时倾向于大声说话，尤其是在打长途电话时，非得大喊大叫不可，好像是因为距离远怕对方听不清。电话是一个现代化的通信工具，是很敏感的，根本不用大喊大叫。因为你大喊大叫时，对方也很难受，但又不好意思让你声音小点，只好在那里受罪。再就是当你大喊大叫时，也会影响到其他人的工作，同时，这也是粗鲁的表现。
3.职场中电话交流的技巧之三：尽量把话说明白在电话中交谈比不上面对面说话。你看不到对方在做什么，不知道对方是否在听你讲话，对方也同样不知晓你是否对他说的问题有兴趣。因此，这就要求你在打电话时一定把话说明白，讲清楚，使两个人更好地交流。
同时，在打电话之前，要先整理好资料，这样可以使你的谈话更加精练、准确，并且使你给对方留下有条理的印象。
4.职场中电话交流的技巧之四：形成互动、有效的沟通电话交流是双方互相回答、听说互动的过程。如果你要同对方谈话的内容太长，应先问问对方方便不方便。如问:
“您现在忙吗?要五分钟才能讲完，您介意吗?”
对方说:“不忙，请讲。”
这时，你可以按照计划说。
假如对方回答:“对不起，我现在有点别的事儿。”
这时，你应再约一个时间并说出重点，再告诉他:“以后再详谈。”
另外，当对方听你说话时，你要时不时地问问他，对你说的话有什么看法，让他发表些意见，假如一直是你在说，对方听多了就会分散注意力或不耐烦。你问他一个问题或问一下是否同意，就是提醒对方认真听，同时也是一种交流的补充，使双方都精力集中。
对方和你交谈时，你要边听边说“对”“不错”“很好”，这些话不要长，就一两个字就行，目的是为了让对方知道你在很认真地听他讲话，他讲话就更有精神。如果一方讲得很来劲，另一方不出声，讲者就会失去热情，认为对方不愿意听他讲话。
5.职场中电话交流的技巧之五：礼貌客气，注意礼仪在和别人打电话的过程中，不管接你电话的人是谁，你都应很礼貌很客气地与对方谈话。你礼貌客气，对方才会乐意听你说。特别是对拿起电话的那个人，你是在给他添麻烦，你会让他去找你要找的人，你不礼貌，对方就会不愿认真对待，不会很想为你服务。即使你是个身份很高的人，或者是单位的主管或上司，但如果你打电话时说话很不客气，后也会被拒绝的。因为对方并不知道你是谁，而且他在繁忙的工作中，接你的电话就已经很礼貌很热情了，你再不客气地与他讲话，他自然会很生气。有时，尽管他知道你是谁也不会注意你。
一样的道理，如果你正在工作，突然有电话打进来，只要你拿起了电话，就要很热情很礼貌地与对方谈话，不要不耐烦或很生气地与对方讲话。因为不知晓对方身份，也不知他要找谁，有什么事情。很有可能对方就是你的上级，而等他告诉你自己是谁时，你后悔也就晚了。有时，对方身份不高，但他找的是你的上司，若你不客气不礼貌，他会把你的情况说给你的上司，那么，你上级会对你留下坏印象。
职场中如何解释为什么没接电话
过于频繁的电话交谈，造成了职场中每天工作时通话的拥挤。当你不得不推迟某个通话而不巧造成误解时，应当立即想办法予以化解，不然会积累下更大的麻烦。那么，职场中如何解释为什么没接电话？
小梁在电话中同公司谈延期交货的事时，另一个也是自己负责的乙公司也打电话进来了。
和甲公司谈论的事情特别要紧，而且也快谈完了，所以，小梁就向接到电话的职员说:“叫他等一会儿，马上就好。”不一会儿她挂掉甲公司的电话，马上接乙公司的电话。
“喂，承蒙照顾!”
这样打招呼后，对方却不高兴地应声道:
“你真是折腾人啊!”
小梁心想:“我马上就来接电话了啊?”
这时，对方乙公司的科长说道:
“我的时间也特别紧!本来想下一批新订单给你，想一想，今天别谈了。”
说着就要挂电话了，急得小梁不由得慌了手脚。
本来就不是故意让对方等的，他为什么要生气?遇到这种情况该怎么办呢?下面是化解职场中为什么没接电话的技巧。
1.考虑对方心理，尽努力博取欢心
对对方状况不清楚时，人往往会觉得不安。比如，当父亲呼唤儿子时，纵然只是一两分钟还没出来，就会焦急地叫:“快来啊!在那干什么呢?”
打电话的心理也是这样，只是稍微地等个一两分钟，就觉得时问过得漫长。再加上打电话的人是客户，那种“以客为上”的意识也多少在作祟。况且，这位科长是要下一张新订单才打电话的。
对小梁来说，这大概是出于一时的粗心大意吧!
在通话中，如果另一个电话打进来，可采取下列措施:
让接电话的人先礼貌道歉，再说“请稍等。”
假如打了特别长时间，就在途中先暂停，接另一个电话，同对方说:“对不起，现在有一个长途电话，等一会儿我就谈完了。”这样才能使对方放心。或让接电话人转述:“让您久等不好意思，如果方便，等会儿再打电话给您”。
2.必须尽力使对方心情愉快
假如没有什么安抚方法，又不能说“对不起，让您久等”之类的客套话时，大客户往往就会闹别扭。
此时，你要镇定一下，调节气息后，这样回答:
“对不起，让您等了这么长时间。因为别的电话谈得太久，现在才脱身飞奔过来，实在是失礼失礼。”
这时，稍稍夸张的语气，对方才会觉得高兴，至少能稍稍减少对方久候电话的不耐烦与愤怒。所以，这些夸大表演不可缺少。